Experiencias de Gestión

¿Lecciones aprendidas? ¿Cambios/mejoras importantes realizados? ¿Logros? ¿Conclusiones?

1. Datos objetivos asistenciales. Se compararon los resultados de febrero (preTeletrabajo) y abril (posTeletrabajo), donde destaca una reducción del 27% en los pacientes medios semanales pendientes de contorneo (15 frente a 11), una reducción del 44% en las dosimetrías pendientes (45 frente a 25), una reducción del 22% en los pacientes en espera de tratamiento (41 frente 32), un incremento del 7% en primeras consultas (29 frente a 31), un incremento del 9% en volúmenes contorneados (23 frente a 25), un incremento del 5% en dosimetrías (21 frente a 22), y sobre todo, un incremento del 20% de los pacientes que iniciaron tratamiento (25 frente a 30). Los días de demoras desde el TAC de simulación al inicio del tratamiento, pasaron de 27 días de mediana a 15 días (reducción del 44%).
2. Datos subjetivos (encuesta anónima de profesionales). Los resultados más llamativos fueron, que el 70,6% creía que el teletrabajo era una alternativa óptima en su práctica habitual, el 82,4 % pensaba que la empresa le daba las herramientas necesarias para llevarlo a cabo, el 88,2% pensaban que los profesionales estaban capacitados para desarrollar su trabajo telemáticamente, el 70,6% estimaba que más del 40% de su actividad podría desarrollarse on/off line (con interacción / sin interacción directa con el paciente), el 70,5% pensaba que el coste era asumible por la empresa, el 70,6% creía que podría afectar al trabajo en equipo y el 64,7% que favorecía la conciliación familiar.
Dentro de las ventajas, destacaba la posibilidad de una mejor organización-gestión del tiempo, la flexibilidad horaria, la disminución de exposición al COVID-19, la conciliación familiar y que se evitaban distracciones. Como desventajas, el aumento del individualismo y el riesgo de no trabajar en equipo, el no tener un horario establecido, que el equipamiento era de los profesionales y no de la empresa, que las aplicaciones no funcionaban bien y por último, que podrían estar en riesgos los derechos del trabajador.

Propuestas de mejora:

INNOVACIÓN

El cáncer es uno de los mayores problemas de salud pública mundial. Existen experiencias previas, que en vista de la accesibilidad limitada a la radioterapia y la limitación de los recursos disponibles (sobre todo en los países subdesarrollados), abordan la posibilidad de fórmulas organizativas en centros de radioterapia de distintos niveles (primario, secundario y terciario), conectados entre sí, en los que los centros de mayor excelencia aportan su conocimiento a otros centros con recursos más limitados, con dificultad de cobertura de profesionales o ubicados en regiones alejadas de grandes hospitales, lo que permiten garantizar la accesibilidad de los pacientes a los tratamientos de radioterapia. Esto es lo que se conoce como Teleradioterapia.
La novedad de este proyecto, frente a las experiencias previas de teleradioterapia, es que la propuesta no consiste en que los profesionales trabajen de la misma forma (presencialmente) y realicen tareas no presenciales de otros centros, en su lugar de trabajo, si no, que nos centramos en dar la posibilidad al profesional de organizar su trabajo, realizarlo de forma flexible, desde el lugar que el crea que el resultado va a ser más óptimo, permitiendo pasar más tiempo con su familia y no exponerse al contagio por COVID-19, en una época de pandemia. Todo ello, bajo la máxima de un liderazgo de la unidad basado en la corresponsabilidad, confianza y acompañamiento en el desempeño profesional.

CALIDAD

Si entendemos calidad como satisfacción, podrías enfocarlo desde la perspectiva del paciente y el profesional.
Para entender la mejora de la calidad desde la perspectiva del paciente, debemos de tener en cuenta que en términos generales el acceso a los servicios sanitarios suele estar saturado, fundamentalmente por el envejecimiento de la población, el aumento en la incidencia de patologías (como es el cáncer en el caso que nos ocupa) y una limitación importante de recursos. Así, el paciente suele vivir con ansiedad y miedo cualquier demora en la atención de sus dolencias, más aún cuando estamos hablando de una patología como el cáncer, en la que un diagnóstico y tratamiento precoz suelen tener una alta repercusión en la supervivencia de los pacientes. Nuestro programa obtuvo, entre otros datos, una reducción del 44% en la demora mediana en días en el acceso al tratamiento (15 frente a 27 días), permitió un 7% más de primeras consultas, un 20% más de inicios de tratamiento y permitió realizar 315 consultas de seguimiento, salvo casos puntuales ineludibles, de forma telemática todas (la media mensual del año 2020 es de 354).
Otro aspecto importante, es la mejora en la humanización de la atención de los pacientes que acudían a la unidad. La sala de espera es compartida con la Unidad de Oncología Médica, por lo que el descenso de pacientes que han tenido que desplazarse al hospital, llevaba inherente una mayor confortabilidad de los pacientes que tenían que acudir inexcusablemente (los que acudían a tratamiento).
Desde la perspectiva del profesional, la mejora de calidad se centro en una mayor autonomía, que permitía tener una mayor flexibilidad horaria y con ello, una mejor conciliación familiar, especialmente útil en los profesionales que tenían hijos menores a su cargo.
MEJORA DE LA GESTIÓN Y/O EVALUACIÓN EN SALUD

La opción de teletrabajo, conlleva una mejor organización y gestión del tiempo del profesional, para asistencia, docencia e investigación, al igual que una mejora en su rendimiento, basado en la confianza, reconocimiento, corresponsabilidad, ausencia de distracciones y posibilidad de resolver situaciones que antes sólo eran viables con la presencia en el hospital.
El Hospital Universitario Virgen Macarena, tiene 40 años de historia. El diseño y estructura de estros centros, no están orientados a la ergonomía, así una disminución del número de profesionales diarios en el hospital, conlleva una mayor disponibilidad de espacio para los profesionales en presencia física, lo que igualmente repercute en una mejora del clima laboral y por ende del rendimiento profesional.
Según los datos publicados en al año 2014, sobre necesidad de infraestructuras y profesionales en al ámbito de la radioterapia para 2020, en España en 2014 existía un déficit de 59 unidades de tratamiento, 245 especialista en Oncología Radioterápica, 157 radiofísicos hospitalarios y 460 técnicos especialistas en radioterapia. Siendo necesario para 2020, 103 unidades de tratamiento, 323 especialista en Oncología Radioterápica, 201 radiofísicos hospitalarios y 590 técnicos especialistas en radioterapia. Está claro que este déficit de unidades de tratamiento y profesionales, no podrá ser solventado sólo por un programa de teletrabajo, pero si es cierto, que este en base a la mayor eficiencia de los Servicios, puede ayudar a que el impacto presupuestario de los recursos necesarios en los próximos años sea sostenible.
Es preciso tener en cuenta que una optimización en el tiempo que transcurre entre la indicación del tratamiento radioterápico y el mismo, tiene relación directa con la probabilidad de control tumoral. Así, es previsible que desciendan los eventos por cáncer (complicaciones y/o muerte) y con ello, se evite un descenso en la productividad de los pacientes que sufren esta enfermedad, con la consiguiente repercusión económica que ello conlleva desde la perspectiva social.
Ningún profesional de la Unidad ha estado infectado, y eso, a pesar de haber atendido a un paciente positivo, que fue diagnosticado por profesionales de la unidad. Como la unidad llego a tener 3 facultativos en aislamiento domiciliario (3/10), la posibilidad de realizar teletrabajo, permitió atender a todos los pacientes sin tener que incorporar profesionales nuevos a la unidad en un momento tan crítico.

Observaciones:

APLICABILIDAD Y FACILIDAD DE EXTENSIÓN A OTRAS ORGANIZACIONES DEL SECTOR SALUD

El programa de teletrabajo podría ser aplicable en cualquier Servicio de Oncología Radioterápica y Radiofísica, recomendando en nuestra opinión la siguiente secuencia:
1. Es preciso tener definidas todas las tareas que realizan cada uno de los profesionales de la unidad a lo largo de todo el proceso de radioterapia. Para ello, se pueden utilizar distintas herramientas de gestión de procesos. En nuestro caso, apostamos como punto de partida por la filosofía LEAN HEALTHCARE, que permitió describir el mapa de flujo de valor de la unidad, detectar aquellos problemas en el proceso que impedían trabajar de forma fluida, en tiempo y forma, eliminar aquellas tareas que no aportaban valor, y dar los pasos necesarios para eliminar el papel dentro de la unidad.
2. Trabajar a través de una aplicación (en nuestro caso la red departamental Mosaiq, gestora de los pacientes de la unidad), en la que estén definidas todas la tareas y que tras completar una tarea un profesional, esta pase a la bandeja de pendientes del siguiente profesional.
3. Disponer de acceso directo o por conexión a un escritorio remoto de un PC del hospital, a sistema de planificación de tratamiento (TPS), a la red departamental y a la historia clínica digital de salud.
4. Disponer de una aplicación de contacto profesional-paciente, que pueda permitir el intercambio de información y documentación, además de la visita médica (nosotros utilizamos el programa corporativo del SSPA, Mercurio).
5. Por último, creemos que es recomendable disponer de un programa corporativo para videoconferencias, que en nuestra opinión es crucial para mantener el trabajo en equipo, la formación continuada, garantizar la valoración de los casos en sesión clínica, docencia e investigación.
El programa no tiene porque limitarse a los Servicios de Oncología Radioterápica y Radiofísica, pues creemos que en su totalidad o en parte, puede ser de utilidad para cualquier Servicio clínico, tanto de atención primaria como hospitalaria.
En el contexto pandémico actual, creemos que disponer de alternativas organizativas como estas debe ser una obligación para profesionales, gestores, pacientes y familiares.