Transformación digital de los procesos que no generan valor de los Supervisores de Enfermería en las organizaciones sanitarias
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En el momento actual el papel de la dirección de las direcciones sanitarias debe estar enfocada hacia un modelo de “gestión del valor”, el cual parte de la base que el objetivo genérico de la gestión de empresas es la eficiente generación y equitativa distribución del valor por parte de los profesionales de la organización.
Es importante resaltar algunos conceptos que permitan una mejor comprensión de la relevancia de esta gestión del valor, destacando las siguientes definiciones según la RAE:
Valor: el grado de aptitud o utilidad de las cosas, para lograr satisfacer las necesidades o ya sea para suministrar o producir bienestar o deleite.
Eficacia: como la cualidad propia de las cosas que surten efecto o de las personas capaces de cumplir su función.
Eficiencia: la capacidad de lograr los resultados deseados con el mínimo posible de recursos.
Al unir estas acepciones, podemos puntualizar, que Gestionar el Valor, puede ser: el conjunto de acciones, diligencias o trámites que permiten la realización de procesos de administración de recursos y la utilidad de los mismos para lograr satisfacer necesidades de las partes interesadas. Esta generación de valor puede ser medida de forma positiva o negativa.
El supervisor de enfermería (SE) es parte fundamental de las instituciones sanitarias, el puesto incluye multitud de funciones, entre ellas destacan: influir en el crecimiento profesional del personal de su unidad, transmitir los valores y misión de la institución, mejorar la interacción entre el equipo multidisciplinario de salud, promoviendo mejores prácticas para otorgar cuidado de calidad a los pacientes, pero también otras propias de gestión como son las planillas de los profesionales y el control de los almacenes sanitarios dependientes de su unidad. El SE es un profesional con capacidad de adaptación en organizaciones en constante cambio, en donde se necesita implementar estrategias que generen el máximo valor. Lo anterior implica que el SE debe tener conocimiento sobre los diferentes roles y actividades de los profesionales de su unidad para cumplir sus objetivos, a través del manejo eficiente de recursos.
SITUACIÓN ACTUAL
En la actualidad, tras el paso por diferentes unidades y en diferentes hospitales, se objetiva que casi en la totalidad de los centros hospitalarios de gestión pública, y dentro de las funciones del SE destacan entre otras:
1. Ejercer un liderazgo activo y situacional con los profesionales de enfermería (enfermeras y auxiliares de enfermería) de su equipo.
2. Participar en la planificación táctica y operativa de los equipos.
3. Supervisar y dirigir a los profesionales de enfermería del equipo.
4. Participar en la gestión eficiente del presupuesto asignado al equipo y de los recursos humanos.
5. Participar en la gestión eficiente de los recursos materiales y en el mantenimiento y conservación de las estructuras.
6. Identificar las necesidades, demandas y expectativas de los usuarios de su área en relación a los servicios y cuidados enfermeros.
Para conseguir dichos objetivos es necesario disponer de una serie de competencias y habilidades entre las que destacan:
1. Orientación al paciente y familia.
2. Identificación con la organización
3. Flexibilidad.
4. Orientación al logro.
5. Liderazgo.
6. Dirección de personas.
7. Desarrollo de profesionales.
8. Iniciativa.
Dentro de las funciones diarias, realizadas por el SE, destacan dos que conllevan una gran ocupación del tiempo de la jornada laboral de los mismos, estas son: la gestión de los recursos humanos dependientes de su unidad, incluyendo las presencias, coberturas, incidencias, permisos y cambios de guardia, así como la gestión de los almacenes dependientes de la unidad, stock de almacén, gestión la gestión de pedidos, reclamaciones, necesidades.
Dichos procesos, siguen realizándose de forma manual por los SE, primero en formato papel con los cambios precisos y posteriormente (habitualmente cada 3–4 días) se actualiza de forma manual mecanizada en aplicaciones o documentos oficiales de la organización. En cuanto a la gestión de almacenes, almacenes basados en un sistema de etiquetas aplicadas en formularios de papel cuando se produce la retirada de los materiales del almacén, así como la recogida de las mismas, el picado en la aplicación de la organización para la generación del pedido al departamento de farmacia.
CONCLUSIONES
Ambas situaciones, aunque son imprescindibles para el buen funcionamiento de la organización, según el modo actual de funcionamiento y su planteamiento no generan valor ni para los profesionales encargados de su realización ni para la organización, consumiendo grandes unidades de tiempo que podrían ser empleadas en funciones que generen más valor, como pueden ser el control y supervisión de los profesionales y procesos de la unidad o la identificación de las necesidades y expectativas de clientes y profesionales.
La gestión basada en documentos conlleva una serie de desventajas y riesgos para las organizaciones sanitarias, destacando:
– Menor seguridad: filtración de datos personales y perdida de información.
– Propenso a sufrir daños: se pueden dañar, perder, extraviar o robar fácilmente.
– Gestión de documentación: El traslado y gestión de documentos físicos en un sistema basado en papel tiene una alta complejidad, es lento e ineficiente. Con un sistema de gestión de documentos digitales, permite agregar archivos adjuntos, el envío y comunicaciones de información al instante.
– Coste material: Además de una gran cantidad de papel, se necesitan elementos de impresión, papelería y otros suministros de oficina. Lo anterior implica en un gasto significativo en las organizaciones sanitarias.
– Daño ambiental: el uso de formato papel es perjudicial para el medio ambiente, generando la no consecución de objetivos a nivel ecológico en la organización. Las organizaciones sanitarias deben priorizar la sostenibilidad y disponer de alternativas amigables con el medio ambiente.
PROPUESTAS DE MEJORA
En la actualidad, la digitalización, como procesos de transformación de procesos analógicos y objetos físicos en digitales y la transformación digital como proceso de sustitución total de métodos manuales, tradicionales y heredados por las últimas alternativas digitales, lo que permite una agilidad y seguridad en los procesos, aspectos clave y necesarios en las organizaciones sanitarias.
Las organizaciones sanitarias deben implementar plataformas de gestión de recursos humanos, que permitan aprovechar al máximo las habilidades de sus profesionales en procesos que generen valor. Dichas aplicaciones basadas en tecnología web que permitan descentralizar los procesos administrativos de recursos humanos. Automatizar los procesos administrativos, permitiendo que los empleados realicen operaciones tales como la realización de cambios de turno con otros profesionales, la solicitud de permisos, su disponibilidad de tiempo supone una importante reducción de costes y de tiempo en la organización y una optimización de los recursos, ya que los procesos se agilizan y se llevan a cabo de una forma más personalizada.
Digitalización de los procesos logísticos de almacén, mediante sistemas basados en tecnología de identificación por radiofrecuencia RFID (Radio Frequency Identification) que permite el almacenamiento y recuperación de datos remotos mediante dispositivos denominados tags. La etiqueta inteligente permite conocer la referencia, el código EAN, la fecha de caducidad y el lote lo que garantiza la trazabilidad del producto. La información generada, sincronizada automáticamente en la red, permite consultar, a través de un software, el consumo y el coste, disponiendo de una monitorización precisa y transparente del stock, favoreciendo así, la gestión eficiente de compra y la reposición automática, todo ello para eliminar la labor administrativa del personal asistencial, así como una agilización de los procedimientos de compras y almacén, lo que garantiza una mayor seguridad para el paciente y reduce significativamente la carga de trabajo administrativo a los SE.
Ricardo García Martínez. Técnico en emergencias sanitarias en el Summa112
